közjegyzők — AI Chatbot a weboldalhoz — Virtual Receptionist Magyarország
Virtual Receptionist egy weboldalba ágyazható chat widget, amely a közjegyzői iroda első kapcsolatfelvételét és ügyfél-előszűrését kezeli. Az érdeklődők azonnal megtudják, milyen ügytípushoz milyen dokumentumok szükségesek, időpontot kérhetnek, és átadhatják elérhetőségeiket hozzájárulással. A chatbot csökkenti a telefonhívásokat, és strukturáltan továbbítja a kéréseket az irodának.
A beszélgetés során előszűri az ügytípust, összegyűjti a szükséges alapadatokat hozzájárulással, és időpontkérést rögzít. Kevesebb visszahívás, pontosabb előkészítés az irodában.
Automatikusan tájékoztat a kiválasztott ügyhöz szükséges okmányokról és feltételekről, csökkentve a hiánypótlásokat. Letisztult lépésekben vezeti végig az ügyfelet, így felkészülten érkezik.
Válaszol a nyitvatartásra, díjazás általános elveire, parkolásra és elérhetőségekre vonatkozó kérdésekre. Tehermentesíti a munkatársakat, és konzisztens, naprakész információt nyújt a honlapon.
Hogyan illeszkedik a Virtual Receptionist a meglévő weboldalamhoz és naptáramhoz?
A widget egyszerűen beilleszthető egy rövid kóddal a weboldalára. A folyamatok és kérdésfák testreszabhatók, az időpontkérés pedig összeköthető a használt naptárával. Beállíthat értesítéseket e‑mailben vagy belső rendszere felé.
Milyen adatvédelmi lehetőségek vannak, ha érzékeny ügyadatokat kezelünk?
A beszedett adatok köre testreszabható, alapelve az adatminimalizálás és kifejezett hozzájárulás kérése. Elérhető mező‑maszkolás, szerepkör alapú hozzáférés, naplózás, és törlési szabályok. Az adatok továbbítása titkosított csatornán történik.
Ad a chatbot jogi tanácsot, vagy helyettesíti a közjegyzőt?
A Virtual Receptionist nem nyújt jogi tanácsot, és nem helyettesíti a közjegyzőt. Tájékoztató kérdéseket kezel, előszűri az ügyeket, listázza az elvárt dokumentumokat, rögzíti a megkereséseket és időpontkéréseket, majd továbbítja az irodának.